Indien een lid in verband met het organiseren van een evenement of om andere redenen een aankoop financieel voorschiet voor de club, kunnen de kosten bij de penningmeester van Evergreen worden gedeclareerd. De storting die de penningmeester na beoordeling 

vervolgens doet, moet hij kunnen verantwoorden aan onder andere de accountant en bijvoorbeeld ook de kascommissie. Dat vereist, dat het een en ander duidelijk en correct wordt aangeleverd en wat slechts voor één enkele uitleg vatbaar kan zijn.

Hiertoe zijn benodigd :

• Een declaratieformulier van MHV Evergreen en
• Een factuur of aankoopbon. Eventueel meerdere.

Dit declaratieformulier is een Exceldocument, wat van deze site gedownload kan worden en kan op de volgende wijzen worden toegepast.

1e Mogelijkheid.

• Op de computer met behulp van Excel invullen, wat er gevraagd wordt. Eventueel opslaan als PDF.
• De factuur of aankoopbon inscannen op een scanner in PDF of JPG. Niet in Watsapp.
• Beide bestanden e-mailen als bijlage naar [email protected].

 

2e Mogelijkheid.

• Excelformulier printen en met de pen invullen.
• Originele factuur of aankoopbon erbij voegen
• In een enveloppe sturen naar MHV-Evergreen, Postbus 289, 3140 AG Maassluis.
• Alternatief : In een enveloppe in brievenbus doen, die aan het hek hangt bij het clubhuis.
• Alternatief : Bij de penningmeester thuis in de brievenbus doen.

Tussenvormen van beide mogelijkheden kunnen eventueel toegepast worden, maar in ieder geval zodanig dat het resultaat is, op het 

bureau van de penningmeester een ingevuld declaratieformulier op A4-formaat en een duidelijk leesbare factuur of bon.

Iedere uitvoering waaraan eerst door de penningmeester gesleuteld moet worden om het een en ander aan bovenstaande richtlijnen te laten voldoen, wordt niet gehonoreerd. Dus uitsluitend op papier of per e-mail, wat na ontvangst geprint kan worden.

De Penningmeester