Vergoedingen, wijziging in registratie

Vanaf dit seizoen ziet het uitbetalen van vrijwilligersvergoedingen, afkoop bar en arbitrage er anders uit. We maken vanaf nu gebruik van de contractmodule van LISA en daarin staan alle vergoedingen en wijze van uitbetalen voor het hele seizoen vastgelegd.

Dit heeft een aantal voordelen voor de afhandeling door de commissie financiële zaken en het bestuur: Er is continu overzicht van de stand van zaken en er verdwijnt een heel gedoe met papieren bonnetjes. Omdat de afhandeling nu compleet digitaal en daarmee een stuk efficiënter verloopt, kunnen we ook maandelijks en op datum overgaan tot uitbetaling van de vergoedingen. De grootste veranderingen in een notendop:

• Alle vergoedingen worden na 1^e van de maand uitbetaald gedurende het hockey seizoen (1 september tot 31 juli). De eerste termijn is intussen al overgemaakt.
• De afgesproken vaste vrijwilligersvergoedingen worden in 10 maandelijkse termijnen uitbetaald, de contracten eindigen automatisch na afloop seizoen.
• Leden en niet-leden die op uur basis of op inzet per keer werken, dienen wekelijks hun uren in te voeren in LISA Team (via de website, lidnummer en password vereist) Dit betreft op dit moment alleen nog de bar en wedstijd tafel, maar binnenkort volgen ook de arbitrage en sommige trainers.
• De geboekte uren worden digitaal in LISA goedgekeurd (of niet), daarna worden ze betaalbaar gesteld voor de eerste volgende maandelijkse betaal termijn. Voor de bar en wedstrijdtafel keurt nu Marjorie de uren goed. Voor de arbitrage en trainers wordt dit iemand anders.
• De status van alle betalingen en uren zijn online terug te vinden in LISA team.

Papieren formulieren voor de bar en wedstrijdtafel worden vanaf heden niet meer in behandeling genomen. Dat geldt ook voor verzoeken om tussentijds vrijwilligersvergoedingen uit te betalen of om de bijdrage te verrekenen met de contributie, borg of boetes. De vergoedingen en contracten van de arbitrage zullen eind oktober worden ingevoerd, daarna vervallen ook de arbitrage formulieren.

Het boeken van uren dient wekelijks te gebeuren, uiterlijk zondag avond. Uren die te laat worden geboekt, lopen het risico dat ze niet mee gaan met de betalingen van die maand. Uren die meer dan 2 weken oud zijn worden niet meer in behandeling genomen, omdat deze niet meer te controleren vallen. Deze worden dus altijd afgekeurd. Boek dus de uren en inzet op tijd, liefst direct na afloop van de inzet.

Namens de commissie financiële zaken en het bestuur

Koos Borsboom en Paul Luijnenburg